Какви данни са нужни за фактура в онлайн магазин

Добре подреденият формуляр за поръчка улеснява и клиента, и счетоводството. Когато купувачът поиска фактура, магазинът трябва да събере необходимите данни ясно и навреме. Липсващото наименование или сгрешеният идентификатор водят до допълнителна кореспонденция и забавят издаването на документа.

Какви данни да поиска магазинът

Обичайно формулярът включва наименование на фирмата или име на получателя, приложим идентификатор, адрес за фактуриране и ДДС номер, когато е необходим. Имейлът служи за изпращане на документа и трябва да бъде ясно разграничен от задължителните реквизити на самата фактура.

Уточнете със счетоводителя кои полета са нужни за различните видове клиенти и сделки. Не превръщайте всички възможни полета в задължителни за всеки купувач. Същевременно не пропускайте необходима информация само за да съкратите формуляра.

Покажете възможността за фактура преди потвърждаване на поръчката

Опцията „Желая фактура“ трябва да се намира лесно. След избора ѝ покажете полетата на едно място, с ясни обозначения и кратки пояснения. Преди приключване на поръчката дайте възможност на клиента да прегледа и коригира въведеното.

Проверявайте формата на идентификаторите според вида им. При грешка посочвайте конкретно кое поле изисква поправка. Съобщение като „Невалидни данни“ не помага на клиента да разбере проблема.

Разграничете данните за доставка и фактуриране

Фирмата, която плаща, може да има различен адрес от склада или офиса, в който пристига пратката. Името на получателя на доставката също може да се различава от наименованието във фактурата.

Използвайте отделни групи полета. Ако предлагате автоматично копиране на адреса за доставка, оставете възможност за промяна. Така клиентът няма да бъде принуден да използва един адрес за две различни цели.

За редовните клиенти може да предложите повторно използване на проверени данни, при спазване на правилата за защита на личните данни. Клиентът трябва да може да ги прегледа и актуализира при следваща поръчка.

Проверете връзката със счетоводния софтуер

След промяна на формуляра направете тестови поръчки с различни видове получатели. Проверете дали данните се пренасят в правилните полета, дали липсващата задължителна информация се открива навреме и дали документът се изпраща на посочения имейл.

Обърнете внимание и на валутата, датата и номерацията на документите. Настройките трябва да отговарят на приложимите изисквания и на използваната счетоводна система. Не променяйте исторически документи чрез автоматично преизчисляване без счетоводна проверка.

Как да действате при грешка

Преди издаване проверете данните заедно с клиента. Ако фактурата вече е издадена, не подменяйте незабелязано съдържанието на файла. Според разясненията на НАП поправки и добавки във вече издадена фактура не се допускат; погрешно съставените документи се анулират и се издават нови по приложимия ред. Конкретните действия съгласувайте със счетоводителя.

За нормативните изисквания използвайте действащото законодателство, публикувано от НАП. Този преглед помага при организацията на формуляра, но не представлява изчерпателен списък на реквизитите или данъчните режими.

Ясните полета и проверката преди издаване спестяват работа и на двете страни. Най-полезният финален тест е проста поръчка от начало до край: от въвеждането на данните до получаването на правилния документ.